Operasyonel Verimlilik Danışmanlığı

Bir personelin 540 dakikalık vardiyasının ne kadarı gerçekten katma değer üretiyor? Ürün arama, gereksiz yürüyüş, sistem beklemesi ve tekrarlanan kontroller toplandığında bu sürenin üçte birinden fazlası kaybolabiliyor. Amacımız çalışandan daha hızlı çalışmasını istemek değil, zamanını boşa harcayan süreç problemlerini ortadan kaldırmak.

Operasyonel verimlilik danışmanlığında işe personel performansını değerlendirmekle değil, işin kendisini ölçmekle başlıyoruz: hangi işlem ne kadar sürüyor, bu sürenin ne kadarı zorunlu, hangi adım tamamen kaldırılabilir. Ölçüm sonucunda çıkan tablo çoğu zaman ekibin yavaş çalıştığını değil, aynı işi iki kez yaptığını veya bir başkasını beklediğini gösteriyor. Kapsamı geniş tutuyoruz: bu bir operasyon danışmanlığı çalışmasıdır; depo verimliliği göstergelerinin ölçümüyle başlar, süreç tasarımıyla devam eder ve günlük takip edilebilir bir depo KPI setiyle kapanır.

Bu hizmet kimin için?

• Fazla mesai sürekli artıyor
• Sipariş hacmi artmadığı halde personel ihtiyacı artıyor
• Vardiyalar arası performans farkı yüksek
• Maliyetin nerede oluştuğu net değil

Çalışma kapsamı

Vardiyanın hangi dakikası değer üretiyor?

İş etüdünün temel ayrımı üç başlıkta toplanır: değer üreten faaliyet, değer üretmeyen ama şu an zorunlu olan faaliyet ve tamamen israf olan faaliyet. Bir siparişi toplamak değer üretir. Toplama listesini yazdırmayı beklemek zorunlu olabilir ama değer üretmez. Yanlış lokasyona gidip geri dönmek ise hiçbir kategoriye sığmaz. Bu üç grubun payını ölçmeden yapılan her iyileştirme tahmine dayanır.

İş etüdü sahada nasıl yapılıyor?

Ölçüm, seçilen istasyonlarda yeterli sayıda tekrar üzerinden yapılıyor. Tek bir gözlem yanıltıcıdır; aynı işlemin farklı ürünlerde, farklı saatlerde ve farklı vardiyalarda ne kadar sürdüğüne bakıyoruz. Sistemden alınabilen zaman damgaları (mal kabul kaydı, toplama onayı, sevkiyat kapanışı) saha ölçümüyle birlikte kullanıldığında tablo çok daha güvenilir oluyor.

Ölçüm, çalışanı denetlemek değildir

Kronometreyle sahaya çıkmak ekipte haklı bir tedirginlik yaratır. Bu yüzden ölçümün amacını ve nasıl kullanılacağını çalışmanın başında ekiple paylaşıyoruz. Ölçtüğümüz şey kişi değil işlem; çıktı da kişi bazlı performans listesi değil, işlem bazlı süre dağılımı. Bu ayrım net olmadığında elde edilen veri de güvenilir olmuyor, çünkü gözlenen kişi normalde yaptığından farklı çalışıyor.

Vardiyalar arasındaki fark neyi gösterir?

Aynı işi yapan iki vardiya arasında belirgin bir performans farkı varsa bu genellikle yetenek farkı değil, yöntem farkıdır. Bir vardiyanın kendi geliştirdiği pratik diğerine geçmemiştir ya da iki vardiya farklı iş dağılımıyla çalışmaktadır. Farkın kaynağını bulmak, standart iş tanımı için en verimli başlangıç noktalarından biri.

Kapasite: bu ekip ne kadar iş çıkarabilir?

Kapasite sorusunun cevabı tek bir sayı değil, en dar boğazın kapasitesidir. Toplama hızlansa bile paketleme istasyonu aynı kalıyorsa toplam çıktı değişmez. Bu yüzden hattı istasyon istasyon ele alıyor, her birinin ölçüldüğü birimi ve tipik tıkanma nedenini ayrı çıkarıyoruz.

İş gücü planı hacme göre kurulur

Sabit bir kadroyla değişken bir hacmi karşılamak, yoğun günlerde fazla mesaiye, sakin günlerde atıl kapasiteye yol açar. Ölçülen işlem süreleri ve geçmiş hacim dağılımı birleştirildiğinde gün ve vardiya bazında ihtiyaç duyulan personel sayısı hesaplanabilir hale geliyor. Planın değeri, yoğunluğun geldiğini gün içinde değil, önceden görebilmekte. Personelim yetmiyor başlığı bu konuyu operasyon tarafından ele alıyor.

Maliyet nerede oluşuyor?

Depo maliyeti çoğu işletmede tek bir toplam rakam olarak takip ediliyor. Bu rakam yükseldiğinde nereye müdahale edileceği belli olmuyor. Maliyeti birim başına indirgemek, yani sipariş başına ve toplama satırı başına maliyeti hesaplamak, tartışmayı somut zemine çekiyor.

Sipariş başına maliyet neyi kapsamalı?

İşçilik en büyük kalem olsa da tek kalem değil. Ekipman kirası ve bakımı, ambalaj malzemesi, enerji, alan maliyeti ve hata kaynaklı yeniden sevkiyat aynı hesabın içinde yer almalı. Kapsam bir kez tanımlandıktan sonra aynı formülle her ay ölçüldüğünde, yapılan iyileştirmenin gerçekten maliyete yansıyıp yansımadığı görülüyor.

Fazla mesai bir sonuçtur, neden değil

Fazla mesainin sürekli artması genellikle kapasite yetersizliğinden değil, işin gün içine dengesiz dağılmasından kaynaklanıyor. Siparişlerin sisteme geç düşmesi, ikmalin gecikmesi veya sevkiyat penceresinin daralması, vardiyanın son saatlerine iş yığıyor. Bu durumda personel eklemek maliyeti artırır, sorunu çözmez.

Sezon ve kampanya dönemleri

Yıl içindeki en yoğun haftaya göre kurulan bir kadro, yılın geri kalanında pahalıdır. Buna karşılık ortalama hacme göre kurulan kadro sezonu karşılayamaz. Ölçülen işlem süreleri, sezon senaryosunu önceden hesaplamayı ve geçici kadro, vardiya düzeni ya da ön hazırlık gibi seçenekleri rakamla karşılaştırmayı mümkün kılıyor. Verimlilikte kâr etme yazımız bu hesabın günlük operasyondaki karşılığını anlatıyor.

Nasıl çalışıyoruz?

1. Zaman ve iş etüdüHer işlemin gerçek süresinin sahada ölçülmesi
2. Katma değer ayrımıDeğer yaratan, zorunlu ve tamamen israf olan faaliyetlerin ayrıştırılması
3. Kapasite modellemesiMevcut ekip ve ekipmanla ulaşılabilecek gerçek kapasitenin hesaplanması
4. Süreç yeniden tasarımıGereksiz adımların kaldırılması, iş dağılımının dengelenmesi
5. KPI sistemiGünlük takip edilebilir, az sayıda ve anlamlı gösterge kurulumu

KPI seti neden kısa olmalı?

Yirmi göstergenin takip edildiği bir pano, pratikte hiçbirinin takip edilmediği anlamına geliyor. Günlük yönetim için az sayıda, sorumlusu belli ve müdahale edilebilir gösterge seçiyoruz. Bir göstergenin panoya girmesi için üç şartı karşılaması gerekiyor: düzenli ölçülebilmesi, birinin sorumlu olması ve kötüleştiğinde yapılacak bir şeyin bulunması.

Ne teslim ediyoruz, neyi ölçüyoruz?

Takip ettiğimiz göstergeler

Çalışmanın başında mevcut durum ölçülüyor, sonunda aynı göstergeler aynı yöntemle yeniden ölçülüyor. Karşılaştırma iddiaya değil, iki ölçüme dayanıyor.

Sık sorulan sorular