Depoda Personel Sayısı Nasıl Belirlenir? İş Yüküne Göre Planlama

Depoda personel sayısı, yalnızca günlük sipariş adedine bakılarak belirlenemez. On satırlık bir siparişle tek satırlık bir sipariş aynı iş yükünü oluşturmaz. Ürünlerin ağırlığı, toplama mesafesi, kontrol adımları ve sevkiyat saatleri de ihtiyaç duyulan iş gücünü değiştirir.

Doğru başlangıç, iş miktarını işlem süresine dönüştürmek ve bu ihtiyacı kullanılabilir çalışma süresiyle karşılaştırmaktır. Böylece personel planlaması, gözleme ve ölçüme dayanan bir yapıya kavuşur.

Sipariş hacmi, toplama hızı ve vardiya verileriyle personel ihtiyacını hesaplamak için Operasyonel Verimlilik Danışmanlığı hizmetimizi inceleyin.

1. Önce hangi işleri planladığınızı belirleyin

Mal kabul, yerleştirme, raf ikmali, sipariş toplama, kontrol, paketleme, sevkiyat ve iade işlemlerini ayrı ayrı ele alın. Sayım ve temizlik gibi düzenli destek işlerini de hesaba katın. Yalnızca toplama işini ölçerek bütün depo için personel sayısı belirlemek eksik bir sonuç verir.

Her süreç için iş yükünü temsil eden birim seçin. Mal kabulde koli veya palet, toplamada sipariş satırı, paketlemede ise sipariş türüne göre paket sayısı kullanılabilir. Aynı birimin farklı ürün gruplarında farklı süreler gerektirebileceğini göz önünde bulundurun.

2. Sipariş sayısını satır ve ürün miktarıyla birlikte okuyun

Bir sipariş satırı, sipariş içindeki ayrı bir ürün kalemini ifade eder. Günlük sipariş sayısı aynı kalsa bile sipariş başına satır sayısının yükselmesi toplama ve kontrol yükünü artırabilir. Bir satırdaki ürün miktarının artması da taşıma ve paketleme süresini değiştirebilir.

İş yükü kaydında en az tarih-saat, sipariş sayısı, satır sayısı, ürün miktarı ve işlem türü bulunsun. Ağır, hacimli veya özel kontrol gerektiren siparişleri ayrıca gruplandırın.

3. Temsil edici işlem sürelerini ölçün

Tek bir çalışanın en hızlı siparişini standart kabul etmeyin. Farklı çalışanları, sipariş türlerini ve yoğunluk dönemlerini kapsayan gözlemler yapın. İşin güvenli biçimde ve beklenen kaliteyle tamamlandığı koşulları esas alın.

Yürüme, ürün arama, sistem bekleme ve yeniden işlem sürelerini ayrı kaydetmek iyileştirme alanlarını görünür kılar. Mevcut durumdaki kayıpları personel ihtiyacı hesabından çıkarmak, bu kayıplar henüz giderilmediyse kapasiteyi olduğundan yüksek gösterir.

4. İş yükünü kişi-saate dönüştürün

Temel hesap şu şekilde kurulabilir:

Gerekli kişi-saat = İş miktarı × birim başına süre (dakika) / 60

Varsayımsal örnek: Bir vardiyada 2.400 sipariş satırı toplandığını ve gözlemlerle belirlenen ortalama sürenin satır başına 0,75 dakika olduğunu düşünelim. Toplama için gerekli süre 2.400 × 0,75 / 60 = 30 kişi-saat olur.

Bir çalışanın bu işe ayırabileceği süre vardiya başına 6 saat ise hesaplanan ihtiyaç 30 / 6 = 5 kişidir. Bu sonuç yalnızca örnekteki toplama işini kapsar. Mal kabul, paketleme, sevkiyat ve diğer işler ayrıca hesaplanmalıdır. Verilen süreler sektör standardı değil, hesap yöntemini göstermek için seçilmiş varsayımlardır.

5. Kullanılabilir süreyi tutarlı hesaplayın

Vardiyada bulunulan toplam süre ile belirli bir işe ayrılabilen süre aynı değildir. Molalar, toplantılar ve başka görevlere ayrılan süreler tanımlanmalıdır. İzin ve devamsızlık etkisi de dönemsel kadro planında ayrıca değerlendirilmelidir.

İşlem süresine dahil ettiğiniz bir bekleme veya destek payını kullanılabilir süreden ikinci kez düşmeyin. Hesabın hangi süreleri içerdiğini açıkça yazın; aksi hâlde aynı kayıp iki kez sayılabilir.

6. Günlük ortalamanın yanında yoğun saatleri inceleyin

Günlük kapasite yeterli görünürken son sevkiyat öncesinde sipariş birikmesi yaşanabilir. Bu nedenle iş yükünü saatlik veya sevkiyat dalgası bazında değerlendirin. Siparişlerin geliş zamanı ile tamamlanması gereken zamanı birlikte ele alın.

Çözüm her durumda yeni personel almak olmayabilir. Vardiya başlangıcını düzenlemek, uygun görevlerde çapraz eğitim sağlamak, raf ikmalini farklı saate taşımak veya toplama rotasını iyileştirmek de değerlendirilebilir. Her değişiklik saha koşullarında denenmeli ve sonuçları ölçülmelidir.

7. Planı hız ve kalite göstergeleriyle doğrulayın

• Kişi-saat başına tamamlanan sipariş satırı
• Zamanında hazırlanan ve sevke teslim edilen sipariş oranı
• Hatalı toplama ve yeniden işlem oranı
• Bekleyen iş miktarı ve bekleme süresi
• Fazla mesai ve görevler arasındaki iş yükü dağılımı

Karşılaştırmaları benzer sipariş ve ürün gruplarında yapın. Hız artarken hata, hasar veya iş güvenliği riski yükseliyorsa planı yeniden değerlendirin.

Deponuz için ölçülebilir bir iş gücü planı oluşturun

Optima Solutions, depo süreçlerini saha gözlemleri ve operasyon verileriyle değerlendirerek iş yükünün, kapasitenin ve öncelikli iyileştirme alanlarının belirlenmesine destek olur. Amaç, hizmet seviyesi ve kalite hedeflerini karşılayacak iş gücü düzenini kurmaktır.

Deponuzun iş gücü planlaması ve adam-saat verimliliği ihtiyaçlarını değerlendirmek için Optima Solutions ile ücretsiz bir ön görüşme planlayabilirsiniz. Detaylı saha analizi ve raporlama çalışması, ihtiyaçlarınıza göre ayrıca kapsamlandırılır.