Depoda Fazla Mesai Neden Artar? Personel Sayısından Önce Bakılması Gereken 5 Nokta

Vardiya bitimine yaklaşıldığında siparişler hâlâ hazırlanmamış, sevkiyat alanı dolmuş ve ekip fazla mesaiye kalmış olabilir. Bu durum ara sıra yaşandığında yoğunluğun doğal bir sonucu olarak görülebilir. Ancak sürekli tekrarlanıyorsa, işin nasıl planlandığını incelemek gerekir.

Personel sayısı önemli bir etkendir. Bununla birlikte siparişlerin geliş saatleri, ürünlerin yerleşimi ve işlemler arasındaki beklemeler de gün sonundaki iş yükünü belirler.

1. İş yükü günün hangi saatlerinde yoğunlaşıyor?

Günlük toplam sipariş sayısı, işin gün içine nasıl dağıldığını tek başına göstermez. Siparişlerin büyük bölümü öğleden sonra geliyorsa, sabah daha sakin başlayan operasyon gün sonunda sıkışabilir.

Siparişlerin saatlik gelişini ve sevkiyat taleplerini incelemek, personel ve vardiya planını gerçek yoğunluğa göre değerlendirmeye yardımcı olur.

2. Siparişler ne kadar iş gerektiriyor?

Yalnızca sipariş sayısına bakmak yanıltıcı olabilir. On satırlık bir siparişle yüz satırlık bir sipariş aynı iş yükünü oluşturmaz. Ürünlerin miktarı, boyutu, depodaki yeri ve kontrol ihtiyacı da süreyi değiştirir.

Bu nedenle sipariş sayısının yanında sipariş satırı, toplanan miktar ve işlem süreleri birlikte takip edilmelidir.

3. Çalışanlar ürün aramak veya yürümek için ne kadar zaman harcıyor?

Sık talep edilen ürünlerin uzak raflarda bulunması, adreslerin güncel olmaması veya toplama gözlerinin boş kalması, çalışanların gün içinde tekrar tekrar zaman kaybetmesine neden olabilir.

Ürün hareketlerini inceleyerek yerleşimi gözden geçirmek ve raf ikmalini planlamak, toplama sürecindeki gereksiz hareketlerin belirlenmesini sağlar.

4. İş nerede bekliyor?

Siparişlerin toplanmış olması, sevkiyata hazır olduğu anlamına gelmez. Kontrol, paketleme, belge hazırlama veya araç bekleme aşamalarından birinde yığılma oluşabilir.

Sahada her aşamadaki bekleyen iş miktarını görmek şu sorunun yanıtını bulmaya yardımcı olur:

Fazla mesaiye neden olan iş, sürecin hangi noktasında birikiyor?

Örneğin paketleme alanında biriken siparişler, toplama ekibinin yetersizliğinden değil, paketleme kapasitesinin yoğun saatlerde ihtiyacı karşılamamasından kaynaklanıyor olabilir.

5. Plansız işler vardiyayı ne kadar etkiliyor?

Acil siparişler, iadeler, sayım farkları ve eksik ürün araştırmaları günlük planı değiştirebilir. Bu işler düzenli olarak yaşanıyorsa planlamada onlar için de kapasite ayrılması gerekir.

Birkaç hafta boyunca fazla mesai saatlerini ve nedenlerini kaydetmek, tekrar eden sorunları görünür hâle getirmek için iyi bir başlangıçtır.

Fazla mesaiyi azaltmak ölçmekle başlar

Fazla mesainin nedeni her depoda farklı olabilir. Bazen personel kapasitesinin artırılması gerekir; bazen de işin dağılımı veya süreçteki bir darboğaz çözümün başlangıç noktasıdır.

Önemli olan, ekibin neden geç çıktığını genel bir ifadeyle açıklamak yerine iş yükünü, beklemeleri ve yoğun saatleri birlikte incelemektir.

Optima Solutions olarak depo ve lojistik operasyonlarında iş yükü, personel planlaması ve süreç verimliliğini birlikte değerlendiriyor; işletmelere iyileştirme fırsatlarını belirlemede destek oluyoruz.